In Access hast du da meiner Meinung nach nur die Möglichkeit des Pollings. D.h. eines durch Timer ausgelösten Abfragen von einer Tabelle/Abfrage.

Du kannst aber deine aktuelle Implementierung wahrscheinlich verbessern, indem du eine weitere Abstraktionsebene einführst.

Du fragst nicht immer wieder erneut deine tatsächlichen Datenquellen ab, was A) lange dauert und B) den Benutzer stört, weil sich sein Formular aktualisiert. Stattdessen hast du eine „Ereignistabelle“. In diese Schreibst du rein was wo durch wen passiert ist.

Also z.B. die Information „Termin 4711 wurde aktualisiert von Benutzer 0815“. Dies natürlich in einer maschinenlesbaren Struktur.

Diese einfache Tabelle fragst du mit einem Timer ab. Da das schnell geht und nicht den Benutzer stört, kannst du wesentlich häufiger abfragen. Z.B. alle 5 Sekunden. Wenn aus dieser Hilfstabelle die Information bekommst, dass sich etwas geändert hat, kannst du anhand der aktuellen Situation bei jedem Benutzer in seiner Programminstanz entscheiden was du tust. Z.B. den Benutzer Informieren, oder sein Formular aktualisieren, oder einfach auch nichts, weil der Benutzer gerade an etwas ganz anderem arbeitet.